Jedes Unternehmen muss seine Organisationsstruktur rationalisieren. Ob sie einen neuen Mitarbeiter einarbeiten oder Ressourcen für ihren Kunden bereitstellen - sie müssen ein Organigramm erstellen, um die Produktivität zu steigern und die Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern und anderen Teammitgliedern zu verbessern.
Ein Organigramm hilft dabei, die Befehlskette und die Gesamthierarchie darzustellen. Die meisten Unternehmen haben jedoch festgestellt, dass die Erstellung eines Organigramms entmutigend sein kann. Ganz zu schweigen von der ständigen Aktualisierung, wenn ein neuer Mitarbeiter an Bord kommt.
In diesem umfassenden Leitfaden zur Erstellung eines Organigramms gehen wir im Detail auf die Schritte ein, die Sie bei der Erstellung des ersten Organigramms befolgen müssen und erläutern, warum EdrawMind Ihre erste Wahl sein sollte, wenn Sie ein vollständig anpassbares Organigramm erstellen möchten.
Was ist in einem Organigramm enthalten?
Bevor wir uns mit den generischen und EdrawMind-Schritten zur Erstellung eines Organigramms befassen, machen wir uns zunächst mit allen wichtigen Elementen und Terminologien vertraut, die Sie kennen sollten.
Ein typisches Organigramm sieht folgendermaßen aus:
- Rollen und Titel: In einem Organigramm zeigen Rollen und Titel die verschiedenen Stellen und die entsprechenden Titel, wie CEO, MD, Abteilungsleiter, Ausbilder, Praktikanten, etc.
- Autoritätslinien: Sie zeigt die Befehlskette und wer wem unterstellt ist. Zum Beispiel, wie ein Praktikant seinem Ausbilder Bericht erstattet, wie ein Ausbilder dem Manager Bericht erstattet und so weiter.
- Abteilungen und Geschäftsbereiche: In einem komplexen Organigramm veranschaulichen die Abteilungen, wie die verschiedenen Mitglieder zusammenarbeiten. Ein IT-Unternehmen kann zum Beispiel mehrere Abteilungen haben, wie das Grafikteam, das Vertriebs- und Marketingteam, das Entwicklungsteam, etc.
- Teammitglieder: In allen Organigrammen heben die Teammitglieder die Personen innerhalb der einzelnen Rollen oder Abteilungen hervor.
Um ein Organigramm zu erstellen, das all dies auf einer Seite zusammenfasst, benötigen Sie Zugang zu verschiedenen Symbolen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hierfür ist die umfangreiche Symbolliste von EdrawMind sehr nützlich, da sie hilft, Informationen klar und intuitiv zu vermitteln.
Vorbereitung vor der Erstellung eines Organigramms
Wenn Sie zum ersten Mal ein Organigramm erstellen oder bereits ein erfahrener Designer sind, empfehlen wir Ihnen, sich einige der wichtigsten Vorbereitungen anzusehen, die Sie treffen sollten, bevor Sie mit der Gestaltung beginnen.
- Sammeln Sie Informationen: Sammeln Sie genaue Daten und alle relevanten Informationen über Rollen, Verantwortlichkeiten und Berichtsbeziehungen zwischen verschiedenen Mitarbeitern.
- Hierarchie definieren: Legen Sie die Befehlskette und die Autoritätsebenen klar fest, damit jeder, der auf das Organigramm zugreift, die richtige Hierarchie kennt.
- Wählen Sie ein Layout: Bestimmen Sie, ob ein hierarchisches, ein Matrix- oder ein flaches Layout am besten zu Ihrem Unternehmen passt und gehen Sie dann von diesem aus.
- Klären Sie die Kommunikation: Sobald Sie alle Informationen gesammelt haben, versuchen Sie zu verstehen, wie Informationen fließen und wie die verschiedenen Teams zusammenarbeiten.
Wie man ein Organigramm im Allgemeinen erstellt
Nun, da Sie alle relevanten Informationen über Ihr Team gesammelt und die Hierarchieebene verstanden haben, ist es an der Zeit, ein Organigramm zu erstellen.
Es gibt zwei Methoden zur Erstellung eines Organigramms - die erste ist eine eher traditionelle Methode, bei der Sie alles von Grund auf neu erstellen müssen und bei der zweiten Methode verwenden Sie eine Software für Organigramme, mit der Sie ein Organigramm in wenigen Minuten erstellen können.
Die Erstellung eines Organigramms muss nicht entmutigend sein. Folgen Sie diesen Schritten, um loszulegen:
Schritt 1: Sammeln Sie Informationen - Bevor Sie das Organigramm erstellen, sollten Sie alle umfassenden Informationen über die Gesamtstruktur des Unternehmens sammeln. Notieren Sie sich die Hierarchie, die Abteilungen und die Teams, aus denen sich Ihre gesamte Organisation zusammensetzt.
Schritt 2: Bestimmen Sie Layout und Format - Auch wenn Sie eine traditionelle Methode verwenden, sollten Sie das Layout des Organigramms endgültig festlegen. Die gängigsten Formate sind hierarchische, flache und Matrixstrukturen.
Schritt 3: Wählen Sie Materialien - Da wir das Organigramm auf traditionelle Weise anfertigen, benötigen Sie außerdem ein großes Blatt Papier, ein Lineal, einige Marker und Stifte in verschiedenen Farben.
Schritt 4: Zeichnen Sie das Diagramm - Sie können mit den gesammelten Informationen das Organigramm zeichnen. Am besten beginnen Sie mit dem Zeichnen des Organigramms, indem Sie die Positionen der obersten Ebene an der höchsten Stelle einfügen - mit Hilfe der Kästchen oder Kreise, die sie darstellen - und dieselbe Formatierung verwenden, wenn Sie sich in der Hierarchie nach unten bewegen, um andere Positionen hinzuzufügen.
Schritt 5: Details hinzufügen - Sobald Sie das Organigramm erstellt haben, verwenden Sie verschiedene Farben, um zwischen Abteilungen oder Ebenen zu unterscheiden.
Wie Sie in diesen Schritten zum Zeichnen eines Organigramms gesehen haben, sind Sie allein auf Ihre Kreativität angewiesen. Gleichzeitig wäre es zu kompliziert und lästig, wenn Sie die Hierarchie an einem bestimmten Punkt ändern.
Um Zeit und Ressourcen zu sparen, empfehlen wir Ihnen, eine Software für Organigramme wie EdrawMind zu verwenden, die über integrierte Vorlagen und Symbole verfügt, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
Wie man ein Organigramm in EdrawMind erstellt
EdrawMind ist ein solches Tool, das Flexibilität bei der Erstellung komplexer Organigramme bietet. Es gibt grundsätzlich zwei Methoden, mit denen Sie ein Organigramm mit EdrawMind erstellen können.
Methode 1 - Erstellen eines Organigramms anhand einer Skizze
Schritt 1 Anmeldung & Kategorie
Um mit dem Zeichnen Ihres Organigramms zu beginnen, melden Sie sich mit Ihrer registrierten E-Mail-Adresse bei EdrawMind an. Gehen Sie dann auf das Symbol "Neu" auf der linken Seite, oder navigieren Sie zum Kategoriebereich in der Mitte und wählen Sie "Organigramm".
Schritt 2 Leere Arbeitsfläche
Sobald Sie auf "Organigramm" klicken, gelangen Sie zu einer leeren Arbeitsfläche. Hier finden Sie eine Reihe von Tools und Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Ihr Diagramm zum Leben zu erwecken.
Schritt 3 Elemente & Symbole
Mit der "Hauptidee" und den Unterthemen auf der leeren Arbeitsfläche ist es nun an der Zeit, Abteilungen, Teams oder Rollen hinzuzufügen. Entdecken Sie die verschiedenen Formen, die Sie hinzufügen können. Sie finden die Optionen "Clipart" und "Markieren" auf der rechten Seite Ihrer Arbeitsfläche. Platzieren Sie die Elemente von hier aus in einer anderen Hierarchie oder Position.
Schritt 4 Anpassen
Fügen Sie weitere Elemente aus der Toolbox von EdrawMind hinzu, um Ihr Organigramm zu verfeinern. Wählen Sie das Unterthema, das Sie anpassen möchten und eine Sprechblase wird angezeigt. Von hier aus können Sie die Schriftart und -größe ändern, die Formen anpassen, das Element mit einer anderen Farbe füllen, das Layout ändern und vieles mehr.
Schritt 5 Speichern & Exportieren
Sobald Ihr Organigramm fertig ist, speichern Sie es in verschiedenen Formaten wie PDF, BMP, PNG, JPEG, Docs, SVG, PPTX, XLSX und mehr. Sie können Ihr Organigramm über die Option "Freigegebener Link" mit Ihrem Team teilen oder es sogar direkt auf verschiedenen sozialen Medienplattformen veröffentlichen. Außerdem können Sie mit dem integrierten Präsentationstool eine Live-Präsentation halten.
Methode 2 - Erstellen eines Organigramms mit integrierten Vorlagen
Schritt 1 Anmeldung
Wie bei Methode 1 melden Sie sich bei Ihrem EdrawMind-Konto an. Aber dieses Mal gehen Sie zur "MindMap-Galerie", die Sie auf der linken Seite Ihres Startbildschirms finden.
Schritt 2 Auswählen & Duplizieren
Suchen Sie unter der Option "Vorlage suchen" nach einem Organigramm. Nachdem Sie die passende Vorlage für ein Organigramm gefunden haben, klicken Sie mit der Maus auf "Duplizieren". Die automatische Formatierungsfunktion des Systems kopiert sofort den Inhalt, das Layout, die Struktur und das Format der zuvor erstellten Vorlage auf Ihre leere Leinwand.
Schritt 3 Anpassen
Sobald der Inhalt importiert ist, können Sie den Inhalt entsprechend Ihres Unternehmens ändern, die Symbole ersetzen oder weitere Cliparts hinzufügen. Hier können Sie auch die Schriftart, die Farbe und sogar den Hintergrund der Vorlage für das Organigramm ändern.
Schritt 4 Exportieren & Veröffentlichen
Nachdem Sie das Organigramm angepasst haben, können Sie es entweder auf Ihrem Offline-System in verschiedenen Formaten speichern oder es in der Vorlagen-Community veröffentlichen, um andere zu inspirieren.
Allgemeine vs. EdrawMind-Methode
Sie haben gesehen, wie einfach es ist, ein Organigramm mit den verschiedenen Methoden von EdrawMind zu erstellen. Abgesehen davon, dass EdrawMind über eine KI-Funktion verfügt, die ein Organigramm in wenigen Sekunden erstellt, gibt es verschiedene Gründe, warum wir EdrawMind der allgemeinen Methode vorziehen:
Kostenloser Organigramm Maker
Wondershare EdrawMind ist eine praktische Software für Organigramme, mit der Sie alles von Grund auf neu erstellen oder Vorlagen duplizieren können. Einige der Funktionen dieser kostenlosen Software für Organigramme sind:
- Layout: EdrawMind verfügt über verschiedene Layout-Optionen, wie Umgekehrt, Ausgewogen, Rechte Baumstruktur, Fischgräten und mehr.
- Vorlagen: Mit der Galerie Option können Sie ganz einfach aus Tausenden von benutzergenerierten Vorlagen auswählen
- KI: EdrawMind verfügt jetzt über einen KI-Generator, der im Handumdrehen ein Organigramm erstellt.
- Gliederungsmodus: Im Gliederungsmodus können Sie Ihre Notizen mühelos in eine Mind Map, ein Organigramm oder umgekehrt umwandeln.
- Slideshow: Mit diesem kostenlosen Organigramm können Sie eine Slideshow erstellen, um Ihr Diagramm mit Ihrer Online- und Offline-Zeit zu präsentieren.
Abschließende Gedanken
Die Erstellung eines Organigramms ist ein strategischer Schritt zur Förderung eines gut organisierten und effizienten Arbeitsplatzes. Ein Unternehmen kann die Kommunikation und den Entscheidungsfindungsprozess ganz einfach verbessern, indem es Rollen und Beziehungen visuell abbildet. Für ein reibungsloses Erlebnis sollten Sie EdrawMind in Betracht ziehen, das eine benutzerfreundliche Plattform, Anpassungsmöglichkeiten und eine KI-Engine bietet. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine große Firma sind, ein mit EdrawMind erstelltes Organigramm kann den Weg für eine produktivere und kohärentere Arbeitsumgebung ebnen.
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